协会会议制度

嘉兴市会议展览协会

会 议 制 度

    为规范本协会各类会议，根据本协会章程，特制订本协会会议制度。

协会常规会议有：理事会会议、会长办公会议、秘书处办公会议、协会年会。

一、协会主要会议相关规定

1、理事会会议：由协会会长召集，秘书处负责组织，协会所有理事参加，邀请社团登记管理机关、业务主管部门到会监督指导。原则上为每年召开一次，时间为12月份。主要内容为：听取协会年度工作计划完成情况及年度财务收支情况汇报；讨论、研究次年工作计划；审议协会负责人、理事、会员增补变更；制定或修改除协会章程及会费收取标准外的规章制度；研究通过其他重大事项。理事会会议可根据需要由会长临时召集。

2、会长办公会议：由会长牵头，秘书处负责组织，会长、副会长、秘书长参加。原则上每季度召开一次。主要研究、讨论协会重大事项的实施方案及其他重要工作。也可根据需要由会长临时召集。

3、秘书处办公会议：由秘书长召集，协会秘书处全体人员参加。原则上每月一次。主要内容为：传达贯彻会长、副会长指示精神，对协会工作提出意见和建议，对协会日常工作作出安排。

4、协会年会：由秘书处牵头组织，所有理事及会员单位参加，特邀登记管理机关、业务主管部门及相关协会代表参加。每年召开一次，时间拟定12月。主要内容是听取协会年度工作情况汇报及次年工作计划、听取协会年度财务报告；会长讲话。

二、会议要求

1、会员大会、理事会、常务理事会议工作报告、领导讲话、决议、决定、会议纪要、会议通知等由秘书处负责起草文件，对有保存价值的文件，由秘书处负责整理立卷归档。

2、各类会议事前以书面通知形式，将会议时间、地点、内容通知与会人员。

3、会议记录由秘书长或指定的秘书处成员记录。会议记录必须用专用的会议记录本。会议记录本由秘书处存档备查。

4、与会人员必须办理签到手续，会议签到表由秘书处存档备查。

5、参加会议的对象接到会议通知后，应准时参加会议。确实因故不能参加会议，应于会议召开前2天向秘书处请假，由秘书处报告会议主持人。

三、附则

1、本制度由协会秘书处负责解释。

2、本制度从二〇〇九年六月一日起施。