档案管理制度

1、目的及适用范围

为明确档案管理行为准则，加强协会基础管理,特制定本制度。本制度适用于嘉兴市会议展览协会的档案管理工作。

2、档案分类：

（1）文件档案：记录和反映协会上、下收发文的文字、图表、图像等不同载体形式文件的总称。

（2）活动档案：是协会在各项活动中形成的全部档案的总和。

（3）电子档案：指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

3、职责：协会会长对档案管理负有全面责任。组织建立协会档案管理体系，配置必要的资源。

协会秘书长负责办公室的档案工作，平衡解决档案工作中的重大问题。

协会办公室负责文书档案管理，会计档案由财务人员具体负责并管理。

4、文件材料的归档保管条件

（1）文件材料办理完毕（文件材料完成了所有的文书处理程序。内容上有密切联系或属于成套的文件材料被收集到一起）

（2）具有查考利用价值的文件材料。

（3）材料归档要求：

纸质优良，字迹线条清楚规范，未经涂改。打印或用蓝黑/碳素墨水书写，留26mm的装订位置。

归档的文件材料要求原件，具凭证作用。

一般文件材料为一份，重要的、利用频繁的和有特殊需要的可适当增加份数。

具有长期保存价值的电子文件，应制成一套相应的纸质文件一并归档，同时采用磁（光）盘等磁性介质保存。

时间：一般文件材料于次年3月底前归档完毕；会计文件材料在一个会计年度终了一年后归档。

（4）档案的保管期限：

文件材料保管期限分为永久、30年、10年三种。其划分原则：

凡反映本协会主要职能活动和基本历史面貌的有长远利用价值和保存价值的档案，为永久保管。

凡在相当长时期内对协会具有利用价值的档案，为30年。

凡对协会在短时期内具有利用价值的档案，为10年。

（5）档案借阅

借阅档案须经协会秘书长同意。外单位须执单位介绍信，经秘书长批准后按规定程序办理。协会办公室和个人不得对外提供协会资料。

借阅人对借出的档案材料须妥善保管，不得污损、涂改、抽页、剪裁、转借，更不准拆卷、变更页次或擅自复制。

归还时当面清点卷、份及页数。发现损坏、丢失等现象应即向借阅人提出、追查并报秘书长。

5、管理规则：

协会形成的各类档案材料（除财务档案外）由办公室统一管理，任何部门和个人不得以任何借口将工作中形成的应归档的材料占为己有。

属归档范围的文件材料由办公室档案管理人员毎半年整理、归档一次。